Med Dropbox som filserver har jag alltid tillgång till mina dokument och projektmappar. De uppdateras automatiskt (osynligt i bakgrunden) till alla mina datorer – Windows som Mac – och min iPhone. Såhär.
När man installerar Dropbox skapas en mapp på datorn som heter just Dropbox. Allt du lägger i denna mapp skickas till en server på Internet och skickas sedan ut till alla dina datorer där du installerat Dropbox – med ditt personliga login och lösenord såklart.
Jag har också hela tiden tillgång till alla dina dokument via en vanlig webbläsare. Med lösenord såklart. Om du surfar in på denna webbsida med iPhone kommer du till en specialdesignad sida just för iPhone. Superlätt att gå mellan mappar och öppna dokument – direkt i min telefon.
Dropbox är installerat på min Macbook Pro och min stationära HP med Windows XP. Via webbsidan når jag också allt från min iPhone.
Det går också att dela ut en mapp till andra personer – och vips så har vi en gemensam filmapp på Internet. Så fort någon person lägger ett dokument i denna delade mapp på sin dator, så finns samma dokument i mappen på min dator. Bara sådär.
Bra teknik ska fungera – alltid – och sköta sitt uppdrag utan min manuella och tafatta inblandning. Dropbox är gratis med 2 GB lagring, fast jag betalar för att ha 50 GB.
Min mappstruktur
I mappen Dropbox har jag följande mappar:
- Backup
- Här sparar jag då och då exporter/backuper från Kalendern, Kontakter och Bokmärken.
- Företaget
- Allt kring mitt företag, inkl. en kopia av min webbsida.
- Organisationer
- Här finns en mapp för varje kund (företag, myndighet eller organisation) jag arbetar med.
- I respektive mapp ligger sedan undermappar med projekt för respektive kund.
- I varje projektmapp skapas mappar efter behov, såsom: Budget, Körschema, Offerter, Foton, Filmer, Ritningar, Ljusteknik, Checklistor, m.fl.
- Exempel: Organisationer / Fieldwork / Roygalan / Körschema scen / filer…